Dépêchez - vous !!!
Tout commence à Paris
Fait pour vous par Nataliia
Semaine 20 1-7
Semaine 20 1-7 août 2016
Semaine 20 déjà !!! Je me dis que le temps passe très vite.
Avec la masse de travail quotidienne, j'ai parfois l'impression de me perdre dans les dossiers dont j’ai la charge. La semaine dernière, on a créée trois groupes de clients pour le mois d'octobre, et nous avons interrogé environ 80 hôtels. Je suis actuellement en charge de la gestion des options et je dois entreprendre des négociations commerciales.
Lorsque nous avons de nombreuses arrivées de clients, il faut que tous soit organisé. Pour cela, j’appelle régulièrement les guide aifn de savoir si tout se passe pour le mieux : dans les hôtels, notamment le petit déjeuner, les visites supplémentaires etc.
Nous avons également plusieurs demandes urgentes :
En effet, un groupe faisait un surcuit en Europe. Leur séjour se terminait le 5 Août. Ils devaient repartir dans l’après-midi mais ils ont eu un contre temps. Le lendemain matin nous avons reçu un appel de l’agence de Roumanie. Notre agence devait trouver un car pour leur transfert de Paris à Monique, et rapidement car ces derniers étaient tombé en panne.
Nous avons donc commencé à appeler toutes les sociétés de Car afin de trouver une solution dans les meilleurs délais.
Le client était impatient et souhaitait savoir si nous avions trouvé le Car, et à quel prix. De notre côté, nous faisions notre possible pour assouvir leur demande. Le délai étant restreint, nous avons obtenus un prix assez important.
Et une heure, deux heures, trois heures ... Toujours pas de réponse du client suite à notre proposition.
Entre temps l'agence ou l’on a réservé nous demandait confirmation, à plusieurs reprises.
A 14 heure, une heure avant le départ, la réponse était simple : " Merci pour le tarif mais le car est réparé... Au Revoir !!!"
La situation était très compliquée, suite à cet échec.
Semaine 21 8-14 août 2016
Bonjour !
Cette semaine a commencée plutôt bien. Ma directrice est revenue de vacances.
Et je me suis dit que maintenant, le travail allait être répartie, et que les demandes allaient prendre leur rythme.
Ma collègue Katia est partie en Russie, j'ai donc pris sa place, avec une charge de travail supplémentaire.
Cette semaine, nous avons eu l’occasion de passer une pause déjeuner tous ensembles, à l’extérieur. Ma directrice souhaitait nous remercier pour le travail que nous avons effectué pendant son absence. Nous avons passé un très bon moment, en partageant et échangeant nos idées.
J’ai été même amené à travailler à la maison durant mon week-end de trois jours. En effet, un groupe de clients m’a contacté dimanche matin pour me prévenir de leur retard (car il devait arriver à l’hôtel avant 21 heure et qu’ils avaient du retard à cause des départs en vacances, ce qui a bouleversé la circulation routière). Je me suis donc entretenue avec la responsable de l’hôtel afin de lui informer de la situation.
Finalement, la semaine se termine plutôt bien avec un long week-end !
Semaine 22 15-21 août 2016
Ma semaine a commencé plutôt bien par une visite d’hôtel à qui a été attribué une étoile de plus. Il s'agit d’un hôtel Supérieur de deux à trois étoiles. Hotel Paris " Terminus Vaugirard ".
Le matin on s’est rencontrée, avec ma collègue Géri, à la station du métro République pour prendre la direction de l’hôtel. Cet hôtel donc est situé au 403, Rue De Vaugirard, Paris, 75015. Hotel Terminus Vaugirard est un établissement 3 étoiles situé seulement à 4.0 km du Musée d'Orsay, Cathédrale Notre-Dame de Paris et Musée du Louvre. C'est un très bel hôtel.
Les prestataires sont très professionnels dans leurs métiers d’hôtellerie. Ça fait déjà 10 ans que l’agence travaille régulièrement avec cet hôtel. Les clients sont très satisfaits de leurs séjours dans cet établissement. Ce qui est le but recherché de l’agence.
Dans la semaine j’ai commencé une nouvelle demande pour le groupe Palma. Il s’agit de 43 personnes, qui souhaitent se loger à Paris du 8 au 15/10/2016. J’ai contacté l’hôtel que nous avons visité récemment
L’établissement a très vite confirmé en acceptant le programme :
8 au 15/10/2016
-43 personnes ;
-hôtel : Hotel Terminus Vaugirard 23 chambres réservées ;
-Transport - Autocars
-Les excursions assurées par les guides accrédités ;
-Le dîner Gala dans le bateau pendant la croisière.
-Les services supplémentaires : le Moulin Rouge,
Pour le moment, je finalise ce séjour.
Je prépare tout le séjour à Paris. Les spectacles, les visites, ect...
Très satisfaite !
Semaine 23 22-28 août 2016
La semaine est très chaude et chargée.
Cette période caniculaire de 38 dégrée coïncide avec une période travail intensif. Nos partenaires nous envoient les dates pour les groupes de l’année 2017.Le suivi des groupes pour lesquels les arrivées quotidiennes sont déjà confirmées. Il y a énormément de demandes de dernière minute. Il est parfois un peu difficile de se concentrer à cause des chaleurs importantes actuellement, mais ensemble, nous arrivons à tout gérer.
La tension monte parce que, j’ai aussi le dossier du rapport final à terminer. S ajoute les changements de dernière minute, en respectant la date. Il reste à peine une semaine pour mon jour de soutenance. Je dois encore préparer le Power point, et la présentation. Le 23 août, j'ai envoyé mon rapport à mon tuteur MR Monereau.
Je suis submergé de travail, et pour vous dire je me sens un peu fatiguée.
En ce qui concerne les dossiers de groupes : Palma, Incomar, Cosmopolite etc... Je surveille les options qui sont posées dans les hôtels. Pour les certains tout est déjà prépayé et j’ai préparé les vouchers pour chacun des hôtels réservés. J’ai également envoyé la rooming liste finale aux hôtels et j’ai contrôlé que chaque hôtelier me confirme la répartition des chambres que j’avais indiquée. Il est très important de revérifier la répartition des chambres avant l’arrivée du groupe pour éviter des problèmes lors du check-in. J’envisage d’appeler chaque hôtel la veille d’arrivée du groupe pour revoir la rooming liste et la répartition avec le réceptionniste en charge du dossier. Je dois prévoir un rdv avec le guide quand que le groupe est à paris pour lui donner les tickets d’entrée dans le Disneyland.
Semaine 24 29août - 4 septembre 2016
Semaine 24
Il reste une semaine avant le jour de ma soutenance !
A part mes missions déjà habituelles liées au suivi des dossiers de mes clients (les réservations de l’hébergement, la prolongation des options, les recherches des offres convenant aux demandes des clients etc).
Je me suis occupée de la recherche des nouveaux collaborateurs potentiels.
J’ai rédigé une présentation en russe dans le but de faire découvrir l’activité de notre agence. Cette présentation a été envoyée à tous nos partenaires déjà existants et j’ai trouvé également des nouveaux contacts en Ukraine, plus précisément dans ma ville natale L'viv.
J'ai pu aussi contacté plusieurs agences en Moldavie, Roumanie, et Russie.
A ce jour, je n'ai pas vraiment rencontré de difficultés, je dois juste être attentive, bien suivre les options, ne pas faire d’erreurs.
Pendant cette semaine j'ai acquis des compétences professionnelles telles que : La rédaction de la présentation dans le but de mettre en avant les points forts de notre agence et d’attirer des nouveaux clients.
La compétence de présenter l’agence en appuyant sur les avantages de la collaboration avec nous pour les futurs clients.
Présentation de l'agence LORD TRAVEL en Russe
LORD TRAVEL
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Мы предлагаем различные виды путешествий: групповые туры (школьные группы, корпоративные поездки), индивидуальные туры ( VIP клиенты, семейный отдых,свадебные путешествия), бизнес-туры, событийный туризм ( EURO 2016, карнавал в Ницце, салоны и выставки, конгрессы и тд).
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